Zunächst kann dahingehend Entwarnung gegeben werden, dass die praktizierte und bewährte Handhabung grundsätzlich auch weiterhin möglich ist. Allerdings sind einige Spielregeln einzuhalten. Dienstpläne enthalten Informationen, die grundsätzlich zu den personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer gehören. Hierzu gehören Name, Einsatz- und Urlaubszeiten. Daher ist beim Dienstplan – jedoch nicht erst seit Mai 2018 – der Datenschutz von großer Bedeutung. Allerdings wurde der Datenschutz von vielen Unternehmen bislang nicht sonderlich für voll genommen, weil Verstöße im Wesentlichen folgenlos blieben. Das ändert sich jetzt gnadenlos.

Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer kein Recht zu wissen, wann sein Kollege arbeitet oder Urlaub hat. Spiegelbildlich hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass seine eigenen Daten in der Hinsicht den anderen Kollegen nicht zugänglich sind. Gerade dann, wenn die Arbeitnehmer unterschiedlich viel Urlaubstage gewährt bekommen, kann die entsprechende Kenntnis im Übrigen zu großem Unmut führen. Der Datenschutz verlangt daher, dass entsprechende Veröffentlichungen von Dienstplänen – sei es ein Aushang oder per Whatsapp - nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen. Ohne Zustimmung läuft praktisch nichts. Eine entsprechende Zustimmung kann entweder im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Urkunde vereinbart werden. Da sich die Rechtslage im Mai 2018 empfindlich verschärft hat, sollten die eventuell bereits vorhandenen Zustimmungserklärungen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Technisch betrachtet dürfte es keine Probleme aufwerfen, den Arbeitnehmer eine neue Erklärung unterschreiben zu lassen. Da die Handhabung den Arbeitnehmern zugutekommt, werden sicherlich die meisten damit einverstanden sein. Leider wird es sicherlich den einen oder anderen Quertreiber in der Belegschaft geben, der seine Zustimmung schon aus Prinzip verweigert. Das mag aus Unternehmersicht bedauerlich sein, ist jedoch – zumindest nach aktueller Einschätzung – hinzunehmen. Wenn die Zustimmung also verweigert wird, sind die Daten des Mitarbeiters aus dem „veröffentlichten“ Dienstplan zu entfernen.