Viele Unternehmer hat die komplizierte Beantragung der A1-Bescheinigungen in der Vergangenheit viel Zeit und Nerven gekostet.

Wie der Bundesverband Deutscher Omnibusunternehmer (BDO) mitteilt, bemüht man sich nun seitens des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) samt Deutscher Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) des GKV-Spitzenverbands, unter anderem auf Drängen des BDO, um Erleichterungen bei der Antragsstellung und Bescheinigungsausstellung.

So wurde zum 01.01.2018 die elektronische Beantragung von A1-Bescheinigungen für einzelne Entsendungen von Arbeitnehmern möglich (wenn der Arbeitnehmer einmalig, ohne eine gewisse Regelmäßigkeit, in einen anderen Mitgliedstaat geschickt wird). Die Umsetzung habe aber letztendlich in der Praxis zahlreiche Anlaufschwierigkeiten gehabt. Im Juli 2018 soll nun alles einfacher werden.

Die wesentlichen Vereinfachungen beschreibt der BDO wie folgt. (Theoretisch) können Arbeitgeber seit dem 01.01.2018 Anträge auf A1-Bescheinigungen für einzelne Entsendungen durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm (falls ein Entgeltabrechnungsprogramm bereits im Unternehmen existiert) oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe an die jeweils zuständige Stelle übermitteln. Dafür müssen die Abrechnungsprogramme jedoch geeignet sein. Der BDO empfiehlt deshalb, am besten direkt beim Anbieter nachzufragen. Für Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, stellt die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) seit dem 02.07.2018 eine maschinelle Ausfüllhilfe als öffentlichen Service (sv.net) zur Verfügung.

Der Antrag auf A1-Bescheinigung kann somit nun von jedem Unternehmen auch elektronisch über sv.net an die zuständige Stelle (Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen) gestellt werden. Dazu muss man die kostenfreie sv.net/comfort Software installieren und sich einmalig mit seinem Betrieb authentifizieren. Nach Angaben des BDO ist die elektronische Übermittlung vorerst noch optional, daher kann alternativ zunächst weiter mit der Papierversion des A1-Formulares gearbeitet werden. Ab dem 1. Januar 2019 wird der elektronische Antrag dann verpflichtend sein.

Die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung sei für Busfahrer derzeit allerdings nur für einzelne Entsendungen möglich. Anträge für „gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätige Personen“ – bekannt als „Dauerbescheinigung“ – werden weiterhin in Papierform bei der DVKA beantragt. Eine elektronische Beantragung sei für die Zukunft geplant, jedoch ohne einen bereits feststehenden Termin.

Durch die elektronische Beantragung erfolgt, laut BDO, ebenfalls seit dem 02.07.2018 die Beantwortung der Anträge auf dem elektronischen Wege und damit eine schnellere Ausstellung der Bescheinigung. Für die Bearbeitung haben Krankenkassen und Rentenversicherungsträger nach Antragseingang nur noch drei Arbeitstage Zeit, um die A1-Bescheinigung bzw. Ablehnung an den Arbeitgeber elektronisch zu übermitteln. Anschließend kann der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung ausdrucken und seinem Beschäftigten sofort zur Verfügung stellen.